通用技能 | 如何在3小时内完成大多数人一周才能做完的事?

发布时间:2020/07/06 00:00      浏览:93
作者:Anthony J. Yeung
来源:36Kr

很多人会发现,无论是在家办公还是在办公室工作,都很难集中精力、提高工作效率并完成所有任务。


自2013年不再受雇于人以来,我已经建立了一份成功的事业,开展了不少副业,同时为几个客户完成了许多大型项目,并且在周游世界、在几十个城市落脚的过程中,我每周工作的时间远远不到40小时。


但我的秘诀不是使用耳塞、借助咖啡、提醒自己“更自律”,也不是用了什么神奇的时间管理APP(事实上,我根本没借助任何一款这种工具)。


在这篇文章中,我将告诉你一些具体的提高高效的方法,这些方法帮助我在不依赖意志力的情况下就迅速提高了我的工作效率,而且还获得了很棒的结果。


这些方法都非常可行,无论你是老板还是员工,它们都会对你有所帮助。


划重点


1.避免触碰效率杀手


2.把握好一天中最重要的时间


3.创建具体可行的小任务


4.合理排列任务的优先级


5.设定有挑战的截止时间


6.采用“番茄工作法”劳逸结合


7.分批处理任务,避免分心


8.重复听一首歌让自己更专注


9.排除阻力,将方法与爱好结合


一. 避免触碰最糟糕的效率杀手


通常,人们试图通过增加各种工具和资源来提高工作效率:时间管理工具,追踪时间的APP,日历,网站拦截器,工作效率书籍等等。


但是,通过这种方法让一个本来低效的系统变得“更高效”并不会产生实际作用。


在你“做加法”之前,应该先从减去那些会降低你工作效率的东西开始。


不要一天天地增加,而是要一天天地减少。减去那些不必要的东西。——李小龙(Bruce Lee)


规则一:永远不要让检查电子邮件或信息成为你早上的第一件事


55%的美国人在上班前会查看电子邮件。


这么早回复邮件或信息的问题在于,它会让人们处于一种反应状态:这种状态会让他们的大脑在完成重要事情之前就充满了任务、压力源和各种小问题。


而且,由于他们在上班前就看到了自己的邮件,却对此无能为力。


这样一来,他们整个早上都在想这些事,不能完全活在当下。


(在本文后半部分,我将告诉你如何以更高效的方式处理你的电子邮件。


规则二:关闭所有通知


很多人的手机是就是他们注意力涣散的来源,因为有各种各样的提醒、消息、提示和通知会接踵而来,就像口袋里装的是婴儿一样吵闹。


然而,你不可能在这种情况下集中注意力。


首先,人类并不擅长同时处理多项任务。


不管你多么努力,如果你每隔几分钟就收到一次通知,你都无法很好地专注于你正在做的事情。


其次,如果一个通知把你从工作场景中拉了出来,一旦你回到原来的场景,你就会浪费很多时间,因为你的大脑会调整以让你重新聚焦,然后再回到分心之前的效率水平。


(实际上,这么做每次都会损失超过23分钟。)


第三,查看通知的感觉就像药物作用一样。


每次你查看信息、电子邮件、提醒等,你的大脑就会释放多巴胺,一种让我们感觉良好的化学物质。


最终,你的身体会对这些化学物质上瘾,你开始渴望它——而满足这种渴望的唯一方式就是查看Gmail, Slack, Instagram, Facebook等平台上的通知消息。


一个非常简单的解决办法就是把你的手机调成飞行模式,或者在一天的特定时间内设置成“请勿打扰”模式,特别是在早上。


对于那些想更进一步的人,我强烈建议你关闭手机上所有应用程序上一切不必要的通知。


规则三:不要让早上第一件事是看电视、看新闻、查看或使用社交媒体


效率一定与高效完成你最重要的事情相关:


为你的老板做项目,经营你自己的事业,开始一样副业,写一本你一直想写的书,为马拉松训练,获得一个学位都可以。

不过,我想你最重要的事应该不是Instagram、电子邮件还有体育频道吧。


问题在于,当人们从“消费”这些信息开始新的一天时,在他们还没有朝着目标迈出一步时,他们的大脑里就已经充斥着(起码大部分是)无用且分散注意力的东西。


所有这些都不能帮助他们完成最重要的任务。


更糟糕的是,像刷新闻这样的事情会让人们感觉更消极、更有压力、更悲观,进而影响工作效率。


但事出有因,为什么那么多这种事都集中在你的早晨呢......


二. 把握好一天中最重要的时间


提高效率的诀窍很简单:把握好你醒来后的前三个小时。


这段时间是你最有创造力、注意力最集中、思维最敏捷、效率最高、精力最充沛的时候。


这就是要保护好你的早晨并确保充分利用这段时间的原因。


方法如下:


首先,在一天开始的时候,花几分钟完成一项很棒的晨间活动。


早上不花时间去工作,而是用来让自己为工作做准备,这似乎有些不合常理。但我保证这几分钟会改变你之后的工作效率。


如果给我八个小时砍一棵树,我会花六个小时把斧头磨利。——亚伯拉罕·林肯(Abraham Lincoln)


这里有一些可以称之为“磨斧头”的事情:


冥想,散步,吃健康的食物,读一些励志的东西,写下你的目标,拉伸等。


这些都不需要很复杂的过程(或者很长时间),只要做一些让你觉得自己百分之百准备好了的事情(无论是精神上、身体上还是情感上),这样你就会集中精力、感到被鼓励、感觉积极且有动力。


然后,一旦你开始工作,你就会有巨大的动力去完成所有的事情。


第二,避免做太多不重要的决定,而要每天做一些同样的事情。


这实际上是精英级运动员的秘密:他们都日复一日地做着非常无聊的日常活动。


他们吃不变的食物,做不变的练习,完成不变的热身动作。


再强调一遍,早晨是你效率最高、注意力最集中的时候。不要把你的精力浪费在琐碎的决定上。


比如“我要吃什么?我下一步做什么?我要穿什么呢?我要去哪里?”


事实上,我们每天都只能在一定时间内保持高水平的精神状态。


通过每天做同样的事情,你可以把较高的认知能力用在重要的事情上,因为你一天中其他所有的小细节都是“自动操作”的。


第三,把重要的事做好


在你早晨的日常活动之后,你早上开头3个小时可能还剩下2到2.5小时。这段时间就是你要尽你最大努力的时候。


本文的其余部分将教你如何做到这一点。


三.为什么你需要创建小任务?


很多人认为他们完成任务很艰难是因为自己懒惰或者缺乏意志力、动力或决心。


但通常情况下,真正的原因要简单得多!


例如,某人的待办事项清单可能是这样的:


  • 写一篇博客文章

  • 建一个新的网站

真正的问题是,这里的每项任务都让人应接不暇!


写一篇博客文章或建一个新网站可能需要3到30个小时!


每一项任务都如此庞大且不确定,没有预先确定要持续的时间或方法来衡量它的完成情况——除了完成整个破事。


如果最终要花30个小时,它可能会在你的待办事项清单上停留几天,甚至是几周。


你需要做的是把它们拆解成理想情况下能在一个小时内完成的具体的、可操作的任务。


例如,可以将“写一篇博客文章”改成“写一个文章大纲”、“写一份导语草稿”、“拟10个不同的标题”、“写下200字”等等。

所有这些都是具体的、可操作且可衡量的。


就像吃糖一样,一口的大小总是更合适。


1.对于较小的任务(比如只有20分钟),你会有信心完成它们。


但如果你的任务是建一个(可能需要几天、几周或几个月才能完成的)网站,那还真不知道何时才是终点。


2.当你把你的任务变成“一口大小”的时候,你会比以前在更短的时间内完成更多的任务。


通过看到自己完成更多事情,你会获得动力和信心。


一旦你有了一个可行的待办事项清单,就是时候以正确的方式安排它们了......


四. 像专业人士一样排定优先级


给我人生带来最大改变的一课来自“二八法则”(80/20 Rule)。


“二八法则”也被称为“帕累托法则”(Pareto Principle),它的意思是约80%的产出都来自约20%的投入。


用在生产力上,就是20%的工作创造了80%的结果。


然而,有些人只是按任意顺序来完成他们的待办事项清单。因此,他们可能会在一天结束的时候完成很多任务,但收效甚微(如果做了的话)。


事实是,在每个人的待办事项清单上,只有少数几件事是“对你来说最重要的”。


因此,你需要选出3件最重要的事情(不要超过3件)把它们放在首要位置。


然后,分别做这三件事,在完成这三件事之前,不要碰你清单上的其他任何事情。


通过先做这些重要的事情,你每天都会收获最多的成果。


再说一次,你在早晨拥有一天中最多的创造力、注意力和精神能量;所以,你得把一天中最好的时间用在最重要的任务上。

要找出你最重要的三个任务,可以尝试问自己以下问题:


  • 哪三件事绝对不能等到明天?

  • 如果不做其他事,我完成哪三件事仍然可以让自己好好生存?

  • 哪三件事会对我的生活产生最大影响?

但是,如果你今天有5项重要任务要完成,那就排除两件如果不做也会影响最小的事情。然后优先处理其他三个。


学会如何分清轻重缓急不仅会提高你的效率,还会改变你的生活。


图片来源:Unsplash


五. 为什么限制时间可以提高你的速度?


你是否留出过一个月时间去做一件小事,最后也确实花了整整一个月的时间呢?


事实上,这是有规律可循的。


这就是所谓的“帕金森定律”(Parkinson’s Law):工作总会填满它可用的完成时间。


换句话说,无论你给自己多少时间来完成一项任务,它最后都会花这么长的时间(总在最后一分钟才做完),不管是30分钟、3小时还是3周。


所以,为了提高你的效率,别给自己完成事情留更多时间:少给自己一点时间吧。


设定一个有挑战性的截止日期,看看你能多快完成。


显然,你想把工作做好,但也要在速度和质量上督促自己。


你会发现,曾经耗费“很长时间”的任务实际上可以完成得快得多。


通常情况下,你会做得更好,因为你会全身心地投入到那个紧迫的截止时间中。


以上就是让帕金森定律为自己所用的方法。


六. 为什么番茄工作法是提高生产力的最佳方法?


当我工作时,我总是使用一种叫“番茄工作法”(Pomodoro Technique)的东西。(注:Pomodoro是意大利语的“番茄”)

设置一个倒计时,一直工作到计时器响起,给自己一个短时间休息,然后继续重复这个过程。


番茄工作法是由弗朗西斯科·西里洛(Francesco Cirillo)发明的,因为他用一个番茄形状的计时器来追踪他的工作。


它能让你在休息时保持高度专注,不分心,同时也能让你恢复精力,重新充电。


无论你是在工作、写作、阅读还是学习,有规律的休息都必不可少。


这就像在健身房锻炼一样:你需要在运动间隙休息,这样才能再次锻炼,同时还能保持耐力和力量。


虽然工作法最初设定的工作时间是25分钟,有5分钟的休息时间,但我通常是用50分钟工作,留10分钟休息。


(我还看过90分钟甚至是2小时的版本,所以不妨试试哪种方式最适合自己。)


然而,在这段休息时间里,重要的是要真正“休息”,而不仅仅是看电子邮件、刷社交媒体或做其他分心的事。


通常,我会去快速散个步或伸展一下身体,然后重置计时器,接着再来一轮。


计时器还会强迫你看到流逝的时间,而不是单纯一天中的时间,我认为这对提高效率来说非常重要。


再强调一遍,我们每天只有一定时间可以有良好的精神状态,所以我更感兴趣的是我使用了多少精神状态,而不是多少时钟上的时间。


还有一个额外的好处是,通过设置计时器,你不必经常看钟来查看你已经工作了多长时间(这会进一步分散你的注意力,打乱你的精神状态),因为计时器会让你知道你的工作时间段什么时候结束。


七. 如何分批处理任务?


正如我之前所写的,太多人早上第一件事就是查看电子邮件。


很遗憾,随着时间的推移,他们使用电子邮件的习惯会变得越来越差!


平均而言,人们每天要花28%的时间阅读和回复电子邮件。但就像我之前解释的那样,每次你查看邮件时,你不仅浪费了看它们的时间,还浪费了在心里切换任务和重新集中注意力的时间。


RescueTime公司对超过5万名用户进行的调查发现,他们平均每六分钟就查看一次电子邮件或其他消息。


与其让你的电子邮件一直在后台挂着(84%的人都这样),这样做会更有效率:每天只安排一到三次时间段专门查看你的电子邮件和信息。


这样一来,你就不必不停地查看通知,把你的一天变成布满空隙(时间)的“瑞士奶酪”,而是把所有的邮件和消息都留到每天指定的几个时间段查看。


蒂姆·费里斯(Tim Ferriss)称之为“分批处理”(batching)。


我会在这个指定的“邮件时间”里设置一个计时器,用这段时间浏览我所有的邮件,跟上之前的消息,快速回复或删除一些东西。


一旦完成,我就关闭Gmail并继续回到工作中。


然而,有些人可能会说 “我的工作不允许我这样做。”


首先,我要质疑这个说法。


他们怎么就知道得这么准确呢?


他们有没有尝试过减少查看邮件的次数?


他们的工作真的要求他们在收到邮件和消息的几秒钟内回复吗?


(也许他们只是喜欢分心吧?)


其次,用蒂姆·费里斯的话来说,就是“不要请求许可,只求谅解。”


最简单的方法就是尝试一周,看看会发生什么。反正你可以随时重回之前的生活。


第三,如果你的特殊工作确实不允许你这么做,不妨试试变通的方法:


在我手机的邮件APP中,我就设置了收到邮件时只能看到发送者和标题,而不用预览内容。


这样的话,如果你真的需要习惯性地查看邮件,至少你会知道你收到的邮件是否真的很重要(比如来自你老板或客户的邮件,或者与一个重要主题有关的邮件),而不会被那些不重要的邮件分散注意力。


八. 利用音乐提升你的工作状态


你完成了晨间日常活动,已经列好了优先任务清单,忍住没有查看你的电子邮件或信息,并在定时器上设置了50分钟时间,准备开始工作。


现在又要做什么?


这里有一个简单的小建议,可以帮你将工作能力提升到一个新的水平:


重复听同一首歌。


以下就是它如此有效的原因:


与其不断地听不同的歌曲(这么做会让你关注歌词),不如通过重复听同一首歌,将自己融入到曲子中,你就会不再专注于歌词,只是汲取能量。


这样做真的不会让你分心,还会让你在工作时更有激情。


九. 克服最后一个障碍


前面对于提高效率的方法都是强大有力的。


但有一个残酷的事实存在:


不管你把你的一天安排得多好,或者你使用了多少效率方法,如果你讨厌你正在做的事情,你就不会有效率。


所以,如果你尝试了以上这些技巧,但仍然很难把事情做好,不妨问问你自己:


  • 你一开始真的想做这件事吗?

  • 有没有什么东西让你害怕或抗拒?

有时候,你可以在外包交易网站上花钱让别人为你做这件事。


但有时,即便你努力克服内心的抗拒(尤其是试图改变你的生活时),仍然说明了一个更深层次问题:


也许你的身体、头脑和直觉都在试图告诉你什么。


就个人经验而言,上一次我这样抗拒工作是因为我做了一个我讨厌的工作,最后我辞职了(这也治好了我的抑郁)。


我不能说一定有效,但我建议你也花些时间,深入思考一下,看看你的阻力从何而来。


因为还有个好消息是:


当你把所有这些方法和你真正想做的工作结合起来时,你将势不可挡。


我迫不及待地想看看你会取得什么样的成就。

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