不要在沉默中受煎熬 | 如何告诉上司你工作量太大了
发布时间：2017/01/18 17:38 浏览：10981
作者：Rebecca Knight
来源：译言
现如今似乎大多数人手头上都很多工作要做，每个人都在抱怨工作量太大，那么如何告诉你的上司你的事儿太多了？没有人想被别人认为自己是个懒惰，完不成任务或者被踢出团队的人。那么当你向上司提出工作太多的时候，作为一个努力工作的你该如何维护你的形象呢？
看专家如何支招
不管你忙成什么样子，要向上司说明你的工作量太大也是非常难以启齿的一件事儿。根据朱莉·摩根斯坦恩的说法，原因有两方面。朱莉·摩根斯坦恩是《千万不要在早上读邮件》的作者，而且还是一名研究生产效率方面的专家。她说第一方面是你可能会担心说了此事以后会丢掉工作。“在心底里你觉得如果你不能做这项工作，必定会有其他人做，感觉自己是个无足轻重的人”。第二方面“很自然地想：我工作不够努力，不够聪明，效率不够高，我应该能够干好这工作的。所以你便在沉默中煎熬着”。但是这么做对你的职业生涯来说是非常危险的，莉亚妮·戴维说。莉亚妮·戴维是3COze公司的创办者，著有《首要任务：鼓舞你的团队成长、前进然后完成任务》一文。“你过度工作是因为你有野心或者是你想给上司好印象，但是当你完成不了工作时或者完成的工作过于仓促或做得不够好，也会让上司认为你是个不可靠的人”。所以当你忙不过来时真的要让上司知道。以下是让谈话平和发展的一些方式。
让自己松弛
感到不知所措和劳累过度并不是意味着你工作能力不够。“不要如此苛刻地判断自己。”摩根斯恩说，“大多数的机构，公司都是尽量少雇人，所以相比来说就要做更多的工作。”如果你是个好员工有时能驳回上司的请求或者要求延缓时间，“你不是懒惰，这不会对你造成坏的影响。”事实上摩根斯坦恩补充到，并非每件事每时刻都会提升你的信任度。“如果有些事情超越了下属的能力范围，很多上司希望他们能向上反映情况。”虽然你会感到难为情，因为交给你的任务你没能做好，但是对公司来说这是“应该讲的事情”，戴维说。“如果你不说出来，又不能完成任务，你会让你的团队都处于一种两难的境地。”
谋求建议和支持
当你感到很忙时，局外人的观点对你的工作负荷很有帮助。“第三方的意见能推动你向前发展。”摩根斯坦恩建议你勾勒出你的项目和责任给你信任的朋友或者同事。“问问他如何看待你的工作量并给你一个诚恳的意见，这些工作量对一个人来说是否过多，你也可以问问你上司的意见，策略上指导你如何处理这过多的工作，”戴维说。向别人寻求指导可以在明确预期和更高效地工作两方面有所帮助。“可以这么问上司，为财务部门准备报告一个月花费5小时左右，行不行？在提高工作效率方面你有其他的建议吗？” 毕竟，“你上司的想法肯定不会和你的一模一样的。”
提供解决方案
就你工作量的问题跟经理进行一次开诚布公的谈话需要正确的心态，摩根斯坦恩说。“你是和经理共同合作一起去完成公司的任务。”她还建议通过陈述公司共同的宗旨来开始谈话以确保双方都能达成共识。然后再陈述为达到这个目标采取怎样的方式，尽可能要求具体地说。比如你可以这么说“这个任务需要大量的研究，且这个研究很耗时间，”或者“现在我管理着一个团队，做计划正花费我很多时间，我都没有多少时间来做日常事务了。”谈话的下一部分更是核心部分：为阐明这件事主动提供三个方案。“如果你一个解决方案都没有千万别跟上司讨论这个问题。”摩根斯坦恩说。比如你可以提议某些事情不要按月完成而是按季度来完成，提议某个特定项目让同事辅助你，或者让公司雇佣临时人员来减轻你的负担。反正你的目的就是“让你手头上的事情能够延迟，能够委派给他人，取消或者减少。”
设定优先顺序
当你手头上的事情还没有捋顺上司又安排另外的事情给你做时是很折磨人的。“上司经常是不考虑地安排工作，不考虑每件事要花费的时间，”戴维说。你有必要向上司解释你手头上正在做的工作然后问他：“这些事情哪件最重要？你应该如何优先安排剩余的事情？”摩根斯坦恩提议让你的上司对于这件事情的安排给个“明确工作效率的程度”，“是最快，最慢还是一般。”摩根斯坦恩说如果你不确定你是否能完成任务，那么无论发生什么事情都不要当场满口答应下来。而应该说“请告诉我这事该怎么办，如果我能在我现在所做的事情基础之上看看能不能完成，我能明天给你回复吗’ 给自己预留一些时间。”
主动提出帮助
即使你有太多工作无法接手那个工作时，也要从关心和专业能力两方面尽你所能提供帮助他人。戴维说这会给上司传达这样的讯息，“我觉得我没有接纳这项任务是不想耽误我手头上其他的工作，但是我可以从我的时间安排上抽出些时间来帮助接纳这个任务的同事。”比如你可以主动参与到集体讨论会中，阅读初稿，或者当成试探意见之人。然后“让你自己成为有价值的人”。给予小小的补给线，即使你的讯息有限也巩固你了的地位，反映了你对于公司的成功你是个有责任的员工，摩根斯坦恩如此认为。
做个忠诚的人
每个人的人生当中都会有这么几次不尽人意的私事需要及时优先处理。如果你正经历这么一段时期，比如你的母亲被诊断有一系列疾病或者孩子在学校正经历艰难时期，那么最好是优先去处理这些事，摩根斯坦恩说。你可以这么跟上司说“如果我无视这些事情，那么它会给我的家庭造成巨大的压力并且影响我的工作，”你的语调应该是坦率的，态度应该是“诚恳且尽可能集中思想讲诉。”戴维赞同道：“向上司将情况说明清楚并且说明此事的大概时间。”可以这么说：“这种事情不会经常发生，但是接下来两个星期我会有点忙，请理解。”通情达理的好上司是会理解你的状况并且欣赏你的诚恳。“把自己弄得精疲力尽地成为所谓的英雄是不值得提倡的。”
和同事紧密联系
跟上司说你工作太多要求减少工作量这事不会总让你每次都顺心。当上司不愿意做改变时，戴维提议你可以给团队成员提个醒说你工作太多忙不过来。“如果上司不给你减负，团队成员也许能帮你把耽搁的部分工作完成。即使他们不能帮你至少他们得到了一个警示，那就是你工作量已经很多了，所以不能让你一个做完。这事也说明了别认为你再多的事都能做完。”如果上司继续忽略你忙成狗的样子，那么你该考虑换个新工作了，摩根斯坦恩说。就长期来说过度劳累是“不能承受的。”
需记住下列原则：
该做：
1.向经理或者同事征求意见用何种方法增加时间来完成上面交代的任务。
2.坦率地问优先完成的任务是否可以对换或者权衡下能否完成。
3.用询问的方式自动向同事提出是否需要你的帮助。
不该做：
1.对自己要求苛刻。偶尔婉拒上司给个任务或者要求延长完成时间并不是意味着你是个懒惰的人。
2.面对过多的工作当场答应。告诉上司给你点时间等你核算好工作量再给他答复。
3.当上司不同意帮你减负时不要对同事说，当你被蒙在鼓里时要给他们适当的警告这样你才不会丢掉信任。
案例1：主动提出解决方案并对别人的建议敞开心扉
丽莎·斯特林在Ceridian公司担任产品战略部的副总裁一年以后，又被提升担任公司在明尼阿波里斯市软件人力资源供应商的人力总监。那时对她来说立刻有了两份工作。
但是几个月以后丽莎就被工作压得喘不过气。她知道她必须跟上司戴维·欧诗普CEO谈谈，但是她非常紧张。“以前我从来没有跟经理说过‘帮帮忙’，”丽莎说，“我们在一起工作很愉快，我害怕他不会当场答应并认为我不能胜任那个工作。”
后来丽莎通过陈述她理解公司任务的优先顺序之类的与上司进行对话。她想确认她非常清楚戴维让她专注这工作。接下来她向上司陈述一张“完整的工作清单”，清单列出了她在产品战略这边和HR这边所有不同的任务。“然后我讲了哪方面我做得非常顺手，哪方面我做得比较吃力。”
最后丽莎主动提了几个可行性意见。“这是我给团队的意见‘如果你打算和我讨论问题，请你站在我的角度想想改如何解决’。”
在这个案例中丽莎讲到了公司一些具体的新的做法，这些做法可能有阻碍作用，特定产品发布有可能会被临时性延迟。另一个意见是聘用一位产品战略经理来分担她的部分工作。
她的上司接纳了这两种建议，也给丽莎讲了关于领导能力方面一些很好的指导。“他告诉我在我的职业发展中，我的工作要少做些日常管理工作，多发展壮大我的团队。”丽莎说，“我意识到了我被太多的事情牵绊，我应该提高我的委派能力，这样我的团队成员都能做他们自己该做的工作。”
丽莎说她很高兴向上司反应了情况。“这事让我恍然大悟，如果我没有向上司反应情况，就不会得到上司给我关于执行力方面的指导。”
案例2：做个忠实且坦率的人，当上司安排不合理时也要乐意地接受
很多年前珍妮·特鲁伊特在一家大型医院系统担任HR助理工作。这家公司坐落在纽约长岛，每年都在快速地招聘员工，但HR部门却一直没有增加。
“我从入门级职位到执行管理职位之间的10个工作都要处理，”珍妮回忆到，“我的上司还让我负责专项任务和医院扩张的劳动力计划。”
在卫生保健工作将近十年以后，珍妮达到了崩溃的边沿。在跟上司谈话之前，她跟她最亲密的同事说起她的工作量。“跟她们说说在精神上得到多些支持，对是否要做这么多事却得不到赞同。我的同事都比我少做很多事情，她们都觉得对不住我。”
珍妮叫主管举行个会议讨论下这个问题，当主管问起时她态度是坦率且真诚的。“我告诉她我觉得目前这样的工作量是不能承受的，我从不担心向上反映带来的影响，但是我担心会让我的同事失望，最终让病人失望。”
珍妮提议了几个可行性的解决方案。比如她提议新招聘的职员可以做些入门级的工作，这样她可以腾出时间专注做更高级别的工作。她还提议可以在医院发展进程早些将扩张项目拿出来谈论。“那样我就可以预先知道要做哪些准备，在将来也更好地让员工准备。”
不幸的是，上司并没有采纳她任何的建议。珍妮非常沮丧，有一次向同事吐露情况。“我们现在和以前做的一件事是迎合，那些相似的职位用相同的方式去完成。这样可以减轻一些负担。”
珍妮说到她交递辞呈的那一天她的工作“仍然溢满”。现在她是Talent Think Innovations公司创新办公室的主管，Talent Think Innovations是一家商业策略和管理咨询公司。
她没有很怜爱地看待她以前的工作，反而觉得学到了真正有价值的东西。“劳动力计划是有效运作商业最应该考虑的问题之一，如果你想让你的客户和员工长期稳定，减少你的费用，那么你必须确保你的员工不能始终处于紧绷状态，应该处于合理状态。”
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