逃离「to-do清单怪圈」| 关注优先事项,不要在意时间

发布时间:2019-04-14 00:00      浏览:43
作者:Aytekin Tank
来源:36Kr

经营一家公司,每天都会遇到很多事情。其中,不乏比较重要又比较紧急的事情。对此,我们基本上没有办法回避。所以,只有通过更高效地利用自己的时间,从而解决这个问题。


但我相信,我们所了解的时间管理方法,都不正确。


从我们小时候开始做家庭作业开始,以及在后期各种兴趣爱好的练习当中,我们学习到,时间管理即意味着要根据自己的时间来对日程事项进行排序。


然而,正如著有畅销书《成功人士的7个习惯》的作者、管理大师史蒂芬·柯维(Stephen Covey)而言,时间管理的关键,是规划自己的优先事项。


根据某项调查显示,只有17%的调查对象可以正确地预估自己在某事项上所耗费的时间。


这就是所谓的“计划谬误”(The Planning Fallacy),又称作“积极性偏差”(Positive bias),导致我们在进行规划时,会极大地低估我们在每项待办事项上将要耗费的时间。


比如,我们可能会计划用3小时来做一个PPT。然而,你仅仅在背景调研环节就用了四个小时。


在加拿大滑铁卢大学(University of Waterloo)针对积极性偏差展开的一项调研中,调研人员在调查对象身上都可以发现计划谬误的身影。


这些调查对象在对不同工作事项进行时间预估和安排时,会参照自己在某拿手事项上所耗费的时间,从而出现不同计划相同时间的安排(当然这些时间包括休息时间、思考时间以及可能出现注意力分散的时间等)。


通常情况下,我们可能根本无法确认,某项工作到底需要多少时间来完成。所以,我们不应该再做预估时间这样的无用功了。

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在我自己的公司,在做项目规划时,我们几乎从来都不设置最后期限。相比于在待办事项之前的方框中打勾所带来的满足感,我们更加关注于怎么把工作完成得更好。


我们的团队有足够的自由,去尝试不同的想法,探索不同的领域,并且为430万在线用户提供最佳的解决方案。这一切的背后,都听不到时钟的嘀嗒嘀嗒声。


正如美国第34任总统德怀特·艾森豪威尔(Dwight D. Eisenhower)曾经所说:


重要的事情很少是紧急的,紧急的事情很少是重要的。


按照既定的日程行事(当然我们基本上都做不好时间预估),很容易让人陷入一个怪圈,并尝试用待办事项清单来更好地进行日程及时间管理。


在没完没了的待办事项清单上不停地打勾,听起来很有有趣,也会让人更有动力,但却很容易找不到重点,忽视本来就很重要的事项。


如果在安排某重要事项时,计划的时间段太少的话,那这一天的日程安排就可能不科学,从而这一天都可能在与待办事项上不重要的事项打交道。


我经常提醒自己,我们忽略的事项,通常都是最重要的事项。而这些事项,往往都可以帮助我们在效率管理方面做得更好。


通过不断地关注重要事项,我们可以达到一种心流状态。


根据著名心理学家米哈里·契克森米哈赖(Mihaly Csikszentmihalyi)所述,心流状态是一种在专注进行某种行为时所表现出的心理状态。在此状态下,人的注意力高度集中,思如泉涌,效率会变得更高,同时还会产生出更多的创意。


然而,在严格管理并控制自己时间的前提下,我们却很难体验这种心流状态。

当然,我们也不应该就直接放弃时间管理。


与其借助待办事项清单或者错误地预估时间段,我们其实可以更好地规划一天的日程,并实现个人的巅峰效率。


以下三个步骤,教你如何根据自身情况进行具体的实践,希望对你有所启发:

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第一步:优先关注的,是重要事项,而非紧急事项


著名个人成长权威人士博恩·崔西(Brian Tracy)曾说:


人生总是不够时间去完成身边的每件事情,但总会有时间去完成你认为最重要的事情。


保持你的日程不受时间约束,听起来有点不可思议,但实际上却是实现巅峰效率的重要因素之一。不过,在开始管理自己的效率之前,你应该知道哪些事项值得优先关注。


艾森豪威尔清晰地认识到重要事项和紧急事项的区别,并且总结了一套方法来进行时间管理。而柯维则将这套方法公开并普及开来,并且为了保持对该套方法提出者的尊重,还将其命名为艾森豪威尔矩阵。


根据艾森豪威尔矩阵,我们可以清晰地区别需要立即关注的事项以及需要花时间的事项。然而,如果错误理解并应用的话,可能会反过来阻碍效率。


艾森豪威尔矩阵一共有四个象限。其中,每个象限都代表着不同的事项解决方法。

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第一象限是危机象限。在这个象限中,事项不仅紧急,而且重要。保持关注第一象限,会导致压力巨大、精力疲惫以及其他的关联问题。


科维认为,长时间关注第一象限的人,只会在第四象限中找到解脱。因为,第四象限的事项,既不重要,又不紧急。


第三象限的事项,是紧急但不重要的事项。比如,明天即将到期的某个在线问卷调查。在这个象限中,我们会错误地把紧急事项当作重要事项,其中的事项也基本上是基于他人的期望或关注点而安排的。在这个象限中,我们会快速地浪费宝贵的时间,因此是极其危险的一个象限。


最后,第二象限的事项,是重要且紧急的事项。据科维所说,“第二象限是高效个人管理的核心。


真正的高效人士,会留意第一象限,但关注的却是第二象限在这种状态下,我们会关注机会,预防性地进行思考,同时会预留足够的时间关注于真正重要的事项。


通过艾森豪威尔矩阵来管理任务事项,我们可以理解到每个项目应该投入多少关注,而不是多少时间。正如科维所说,“这部分的挑战,并不是时间管理,而是自我管理。


换句话而言,与其计划在某件事项上投入的时间,不如采取更有效也更有用的方式,认清自己的能力,了解怎么才能高效地完成各项任务。


对我而言,带领并指导自己的团队,是重要但不紧急的事项,属于第二象限。


当我们成立新的、规模为4至5人的跨部门团队时,他们总是会感到困惑,并且不清楚自己的目标。我从中得到的教训是,如果没有人带领他们,他们的工作成绩往往都是乱糟糟的,质量也不是最佳的。


然而,如果每周安排一次约15分钟的例会,聚在一起讨论项目,向他们提供必要的指导,并且让他们意识到他们的工作成绩对公司起到的关键作用,他们就可以很快地团结在一起,并产生高效的生产力。

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第二步:管理自己的巅峰时段


知道如何辨别关键事项后,接下来就可以有战略性地实现巅峰效率。在这个阶段中,你也可以学会更好地控制和管理自身的能量水平。


当手头上的工作非常顺手并且高效工作时,一切的屏障仿佛瞬间都消失了。在这种状态下,我们高度专注,并且沉迷于自己的工作。这是一种理想状态。


很显然,在公司日常运转过程中,我们无法刻意回避紧急事项(虽然有时候紧急事项非常单调乏味),但我们可以知道,什么时候我们可以保持专注状态,什么时候又却是心不在焉的状态。


在效率巅峰时段,我们会变得更加专注,并且聚焦于解决重要的事项。


在这种情况下,我们通常愿意持续不间断地保持工作状态,同时也很少有精疲力尽的感觉。最大化自己的专注时段,不仅可以增加精力,还可以促进动力。


比如,权威成功学大师戴尔·卡耐基(Dale Carnegie)曾经的一项研究发现,相比于员工专注力都非常差的公司,如果公司里都是专注力高的员工,那么其业绩表现最多可高出202%。


此外,著名职业教练佩内洛普·特伦克(Penelope Trunk)还建议,我们可以把一天的24小时分成两类时间段,分别用来处理自己喜欢的事情和不喜欢的事情。


这种分割方法,有助于提升个人效率。把自己喜欢的事项当作一种奖励,在完成不喜欢的事项后来奖励自己。当然,如果在某事项上出现拖延情况,就直接略过,从而花尽可能多的时间做自己喜欢做的事情,因为它们很可能是属于第二象限的事项。

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虽然我们无法回避我们不喜欢的事项,但至少我们可以决定什么时候来做这些不喜欢做的事项。


实施项目的时间段,在认知表现方面最多可以产生20%的差异。有科学研究表明,你之所以在早上10点可以轻松地解决某个难题,而在下午3点时却奋力地挣扎着赶最后期限,是有因可循的。


据畅销书《全新思维》(A Whole New Mind: Why Right-Brainers Will Rule the Future)一书作者丹尼尔·平克(Daniel Pink)在书中所言,75%的人们在一天中通常会依次经历三个阶段:巅峰时段、低谷时段以及恢复时段,另外25%所经历的三个阶段在顺序上有所不同:恢复时段、低谷时段以及巅峰时段。


通过追踪并了解我们在一天中不同时段的表现,我们可以意识到自己的能量水平变化,发现自己的巅峰时段,并在此时段高效地产出。


你可以制作一张表格,并记录你在全天中的能量水平。同时,还要跟踪记录自己的创造力、专注力以及兴趣点的变化情况,从而以周为单位,从这些记录中发现相应的巅峰时段规律。


一旦找到自己的巅峰时段后,你就不要错失这些宝贵时间,珍惜每一分每一秒,实现高效量产。

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第三步:选择恰当的战略


不同的职业角色,也会影响你的工作方式。


根据创业教父保罗·格雷厄姆(Paul Graham)所言,日程可以分为两种:一种是执行者日程,另一种则是管理者日程。


管理者日程的核心是会议。对管理者而言,其日程形式通常都是点状式的。在他们的日程表中,你可以看到很多会议日程安排。


编辑或程序员等执行者角色,他们通常都是根据管理者的日程安排,尽可能地保持高效状态。在他们的日程表中,通常都是块状式的以小时为单位的日程安排,因为只有这样他们才能保持专注,并且提供创造性的解决方案。


如果你必须要按管理者日程来行事,但你却在执行者日程的框架下才能高效产出,那么根据格雷厄姆的建议,你可以在日常工作中把两种日程安排方式结合起来。


此外,如果你按管理者日程来行事,却想让自己有额外时间,那么你可以在日程安排中采用会议间隙方法。


根据会议间隙方法的描述,在安排会议日程时,如果某项会议日程原计划为1小时,那么你在设置会议日程时,应该把这项日程的时间段按原计划时间的1.5倍来进行规划,即1小时30分。


这样的安排,你就有额外时间消化会议内容、回顾会议中遗漏的问题或者就单纯地休息如果间隙时间特别长的话,你还可以解决紧急事项,以免耽误自己的重要事项。

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在经营自己的公司时,我曾经尝试着按执行者日程来行事,但后来我发现我应该安排一个混合日程。


每天下午,我都是按管理者日程来安排自己的各项事务,而早上则是按执行者日程来安排的。在早上的时段里,我会安排块状时间段进行深度思考和工作。


当然,你还可以尝试用达芬奇日程安排法来规划自己的事项。达芬奇日程安排法的核心,是将自己的在一天中的深度专注时间分为硬深度时间和软深度时间。


硬深度时间用来处理较难且极具挑战的事项,通常把它安排在每周工作日前三天的某固定时段;而软深度时间则用来处理可以轻松应对的事项,通常安排在每周工作日后两天的某固定时段。


此外,你也可以尝试3天专注工作法,根据自己的实际工作内容,在一周中预留三天,并用来专注于某项工作。


无论采取何种日程安排方式,重要的是,找到自己的巅峰时段,并在该时段优先安排重要的事项。此外,不要一味地为了管理日程和时间而建立徒有虚名的待办事项清单。

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写在最后


当我们在巅峰时段保持高度专注时,我们可以产出更高效的业绩;同时,工作结果也可以变得更有连贯性。此外,在必要的情况下,我们还可以延长自己的工作时间,并且不会产生精疲力尽的感觉。


另外值得一提的是,巅峰时段也可能随着时间而不断地变化。这个月保持高效的时间段,也许下个月会变得效率异常低下。


因此,要学会了解并认清自己的能量水平,关注并记录其可能存在的变化。


评估、再调整,然后继续向前。你的所作所为,也许连你自己都会大吃一惊。

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