如何利用一份日程模板实现你想要的生活?

发布时间:2019/09/20 00:00      浏览:131
作者:John Zeratsky
来源:36Kr
工作的久了,有时候我会不自觉地幻想自己的日程表是空的——没有会议,不用干活。除了把时间花在自己喜欢的工作上之外,其余的时间都由我支配,我可以把它们花在自己身上,花在我关心的人身上。

然后我会发现自己已经不止一次地实现了这一梦想。2015年,我在写《Sprint》这本书时,就没有别的什么日程安排。当我和妻子在中美洲旅行时,我们当时每天要做的事情就是享受整段旅程。当我们第一次搬到Milwaukee时,当时我也没有多少别的事情干扰。


接着我就会明白:日程安排上空空如也其实并不没有想象的那么美好。


当你有大把的时间时


时间是一种有限的资源,通常情况下,它是供不应求的——这是我在Google Ventures的亲身经历、所思所感,当时我和大家一起携手创建了Design Sprint。当你只有在时间有限的情况下去做你想做的事情时,你才会充分利用它们。


另一方面,当你拥有大把的时间时,如何充分利用它就很有挑战性了。如果你曾经在某个周日花了一晚上的时间想知道周末是怎么过去的,或者在薪水到账的那一天花了一大笔钱买了一件不明智的东西,你就知道我究竟想说什么了。当我们手头有大把的时间时,我们反而没法合理重塑管理资源的思维框架,从而变得无所适从。


当我的日程安排上空空如也的时候,我就会有这种感觉。我的大脑无法处理从时间从匮乏到富足的转变。我对自己能取得的成就过于乐观,然后我为自己设定了一个宏伟的目标,如此一来反而浪费了所有的时间。大把的时间让我心不在焉和拖拖沓沓,有时候我会等很久才吃东西,或者疏于锻炼。


后来我总算明白了,解决这个问题的方法就是重新对自己的生活和日程进行安排。

美好的一天都需要有哪些要素?


为了这一问题的答案,我做了很久的实验。现在,我知道要想过好每一天,我都需要:
  • 早上用来深度工作


  • 中午吃饭和适当休息以保持精力充沛


  • 下午用来解决管理事宜(主要是处理电子邮件、会议或杂务)


  • 要抽出时间锻炼或做其他运动


  • 晚上与妻子和朋友安静地面对面交流


这些要素每天都固定在我的日程安排中。是的,我确实安排了处理电子邮件、休息和锻炼的时间。尽管有时我会改变自己的日程安排,但这些要素绝对一如既往地存在。作家Annie Dillard完美地解释了这一点,她在自己的著作《The Writing Life》中写道,日程安排就像是“一个脚手架,工人们可以站在上面,在某个时间段用双手劳作。


我认为这一描述中的“工人”就是此刻的我,尽我最大的努力保持专注,完成工作。但我也知道搭建脚手架的我是另一个我。另一个我富有战略眼光,知道如何支持和帮助别人,不受分心和拖延的诱惑,还知道偶尔退一步想想什么才是最好的办法。


重塑生活结构


最近,我开始了一件非常有意义的事情:我创建了一个包含了美好的一天需要的所有要素的日程模板。就像“搭建脚手架”一样,我的日历模板不是用来控制或限制的使用者的行为和思维的,而是用来提供支持和帮助、以改变我们的生活的。


我开始勾画自己理想中的一天,从早上六点半起床到晚上十点上床睡觉,然后每天都这样度过。(但是我没有做周末的日程模板,因为我又不是机器人。


在某些情况下,我会把两件事放在同一个时间栏中,以表示这个时候要做的选择。例如,有时候我下午要开会,而有时候我下午要处理一些别的事情或者处理电子邮件。


差不多就是这个样子:


我尝试了几种不同的使用方法,它们都各有优劣。

第一种方法


在Google Calendar中,我创建了一个名为“Template”的新日程,将它设置为淡蓝色,并在其中创建了我理想中的日程模板。


在日常使用中,我会时不时地打开这一模板,以便快速参考。有时候我会把事情从模板中复制到实际日程安排中。但大多数时候,我不需要这样做——只是知道有日程模板在那里,我就能坚持定好的计划。


有时候我也会使用模板来尝试对自己的安排进行更改。因为它毕竟只是个模板,不是我真正的日程安排,所以我可以把上面的安排随意调整,也不用担心删除会议会真的让我忘记了有会要开或让自己把重要的事情忘得一干二净。


第二种方法


第二种方法是你可以在实际的日程安排上创建日程模板,你可以每天根据具体情况的变化对日程安排修修改改。


一旦你建立起来了模板,每天都会有一个完整的日历,你必须决定如何根据实际情况的变化做出改变。如果你被邀请参加一个会议,你打算放弃你理想中的一天中的哪一部分?你想一周去三次健身房:如果周一的健身时间被占用了,那你打算在这一周的什么时候去健身呢?


这种方法也很强大,因为它会迫使你在一些新事情蹦出来时做出必要的权衡。


找出适合你的方法


也许你觉得我说的在落实过程中不太现实。我知道,当你像我一样是个“个体户”的时候,这种方法确实更容易上手操作。但当我在Google干全职的办公室工作时,我仍然会使用这些方法,根据对我来说事情的重要程度来规划我的一天。而我觉得这个办法真的很有效。


你可以轻松地为自己制定一个日程模板中,只需将必要的事情安排好就行。也许刚开始的时候,你会以工作为导向,创建一个“朝九晚五”的日程模板,然后把自己每天早晨都要做的事情整理一下,写进你的日程模板里。


然后,你和你的同事可能会达成共识,比如周一午餐前不开会,这样一来大家都能松口气。然后你就可以在工作日安排一点时间到户外呼吸新鲜空气或散散步——你可以将其添加到日程模板中,就这样一步步地搭建起自己喜欢的日程安排来。


每天都有一个类似的计划听起来可能让人压力山大,但我发现事实恰恰相反。当我每天都根据已经有的模板来安排和调整自己的工作时,我可以全身心地投入到每一个时刻,要么尽情地享受生活,要么一门心思地投入工作。不需要事后懊恼、生气或者矫枉过正。


我的日程模板给了我信心和自由去相信自己正在尽我所能让每一天都成为美好的一天。

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